Oficinas virtuales ¿Qué son? ¿Necesito una para mi negocio?

Por Javier 7 años atrásSin comentarios
Oficinas virtuales ¿Qué son? ¿Necesito una para mi negocio?

Es inevitable que, como empresa, seamos juzgados por el lugar donde trabajamos y, en aras de dar la mejor imagen posible, aparecen las oficinas virtuales.

El mundo de los negocios ha ido evolucionado. Hace algunas décadas se introdujo el concepto de trabajo desde casa y, desde entonces muchos, nos hemos sumado a ello.

A pesar de todo el avance, trabajar desde casa no nos proyecta tan profesionalmente como quisiéramos.

Y es que nuestros potenciales clientes, nuestro mercado, aún se siente más seguro si somos una empresa con oficinas físicas, con una secretaria y todo aquello que da esa ilusión de estabilidad y formalidad.

Apuesto que incluso tú has dudado de hacer negocios con alguien que trabaja en casa. Estoy seguro que, al hablar por teléfono, al escuchar de fondo el sonido de un ambiente opuesto a lo que es una oficina, no te ha parecido muy profesional.

Somos así, qué podemos hacer, nos gusta salir adelante, aprovecharnos de la tecnología, pero aun no estamos dispuestos a aceptar las nuevas maneras de trabajar.

Siendo que, es inevitable que la gente nos juzgue por el lugar donde trabajamos y en aras de que nuestro pequeño emprendimiento vaya creciendo y dejando beneficios, se asoma la posibilidad de las oficinas virtuales, las cuales se presentan como la opción más atractiva de todas.

Oficinas virtuales ¿Qué son? ¿Necesito una para mi negocio?

¿Qué son las oficinas virtuales?

Sencillo, son espacios virtuales que cumplen la misma función que una oficina física. Se usan, mayormente, para recibir tu correo y para dar una dirección que sea altamente llamativa para tu negocio.

Detente a pensar esto, tienes un negocio y puedes contratar una oficina que te provea de una dirección en un centro empresarial muy prestigioso de tu ciudad ¿no crees que eso es muy atractivo para tus clientes? Si, lo es; de allí es donde nace toda esta idea.

Los servicios que se incluyen en una oficina virtual pueden ser muchos. Desde una simple dirección empresarial, hasta un centro de atención al cliente que reciba mensajes y que luego los reenvíen para que puedas darle una respuesta.

En algunos casos, los centros empresariales en donde se ofrecen oficinas virtuales pueden incluir el servicio de oficina física, o una sala de reuniones, en el caso de que tus clientes soliciten un encuentro  de negocios.

La idea es buena, y en realidad tiene muchos beneficios. Yo te voy a hablar de dos, pues creo que son los más llamativos.

Con estas oficinas no sacrificas tu libertad

Podrías estar pensando ¿ya que estamos buscando oficina, mejor monto una por mi cuenta? Y si quieres hacerlo, bien, pero analiza esto. Muy probablemente ya estés acostumbrado a estar en casa, a manejar el tiempo a tu manera y la idea de tener que ir a una oficina se plantea como pérdida a tu libertad.

Muchos de los negocios que usan el servicio de oficina virtual no necesitan tener una tienda física, todo el negocio lo hacen desde Internet y estar en ese espacio físico esperando que algo ocurra es perder el tiempo.

Cuando contratas el servicio puedes seguir en casa, siendo libre, pero con el beneficio de que tus clientes te vean como una empresa seria y formal.

Es más económico que una oficina física

Sin dudas, la opción con la que podemos comparar una oficina virtual es con una oficina física, pero ponte a pensar en todo el dinero que tienes que invertir.

En una oficina física necesitas:

  • Equipo de computación
  • Personal de mantenimiento.
  • Presupuesto para alquiler, pago de servicios y demás.
  • Personal para labores administrativas
  • Presupuesto para cualquier otro gasto (seguridad, papelería, entre otros)

En muchos casos la inversión no se justicia, pues como he dicho antes, no recibes clientes diariamente en tu oficina.

Cuando sacas las cuentas queda muy claro que el ahorro es muy grande. Si eres un nuevo microempresario, muy seguramente, no tienes para costear toda inversión que supone la tienda física.

De hecho, podríamos incluir en las desventajas de la oficina física que la localización no va a ser tan buena, es decir, puede que no puedas pagar una oficina en un centro empresarial reconocido.

Más adelante veremos muchos más beneficios asociados con las oficinas virtuales, solo quería puntualizar estas dos porque creo que son las más importantes, visto desde la comodidad que tienes ahora y que no quieres dejar, solo para que tu empresa sea más profesional.

¿Cómo se manejan los servicios de una oficina virtual?

En un principio a mí me costaba entender cómo funcionaba este negocio de las oficinas virtuales, y es que lo de la dirección lo entendía, pero lo de la recepcionista no.

La idea es sencilla, tú pagas por el servicio, suponiendo que incluye recepcionista y atención de llamadas. La empresa te asigna a una persona de su equipo para que haga el trabajo, tú no debes buscar a nadie.

Sé lo que estás pensando ¿y si la recepcionista o la que atiene el teléfono no se adapta a mis expectativas? Bueno, eso siempre es un riesgo, pero por lo general, si contratas a una empresa seria y responsable ese no va a ser un problema.

Las personas que ofrecen este servicio están entrenadas en atención al cliente, por lo que tu empresa va a dar esa sensación de profesionales. Además, con el tiempo, la persona se va familiarizando con tu empresa y es capaz de dar un mejor servicio, incluso puede llegar a resolver problemas  sin tener que consultarte.

El resto de los servicios van a depender del plan que tomes, pero va a variar según la empresa que contrates. He visto algunas que incluso te alquilan un cubículo por horas, en el caso de que tengas que atender a alguien en esas oficinas.

Más beneficios de las oficinas virtuales

De manera general, te he hablado de libertad para administración de tu tiempo y mantenimiento de tu estilo de vida, te he hablado de precios más bajos y de la posibilidad de posicionarte en otras ciudades sin hacer presencia física. Veamos ahora qué otros beneficios se destacan.

Oficinas en todo el mundo

Este es un beneficio destacado del uso de este servicio. Como no debes ir a ningún lado, pues es una oficina virtual, puedes solicitar el servicio en alguna ciudad importante para el negocio que tienes. Lo bueno de esto es que te dan una dirección y un número de esa ciudad, y el cliente siente que es una empresa más local.

Como te he dicho, para ganar la confianza de tus clientes resulta ideal. Por supuesto, en el caso de una reunión en alguna ciudad distinta de dónde vives, tendrás que trasladarte, pero ya serían sacrificios muy puntuales que no afectan tu nueva dinámica de vida.

Esta es una opción que están tomando muchas pequeñas y medianas empresas.

Tus clientes ven a tu empresa como una organización de varios

Cuando tienes una oficina virtual en un grupo empresarial conocido y trabajando bajo una marca, se piensa que labora mucha gente allí, incluso cuando eres tú solo o con algunos otros colaboradores.

Menos preocupaciones, más tiempo para dedicarle a lo que en verdad importa

Seguramente cuando listé las necesidades de una oficina virtual te hayas imaginado el problema que significa tener una. Con estas oficinas virtuales solo debes preocuparte de pagar el precio del servicio y listo; del resto se encargan ellos. Para mí es como tener un asistente que se encarga de las labores más tediosas de un negocio, manteniendo un alto grado de calidad.

Cuando no nos preocupamos por las pequeñas cosas, tenemos más tiempo libre para administrar el negocio, para conseguir nuevos clientes, incluso para descansar.

Flexibilidad de horario

Si en tu empresa trabajan varias personas, elegir una oficina virtual sobre una física tiene beneficios para tus empleados. Ellos van a poder trabajar desde casa, como tú, y en el horario que deseen; eso siempre resulta atractivo.

Siendo muy sincero, ese esquema del horario de trabajo de 8 a 5 va a dejar de existir, pues existen actividades que no requieren esa rigidez, de hecho, el nuevo empleado ya no quiere trabajar así y tú, siendo el dueño, puedes ahorrar dinero y energía que se gasta en mantener una oficina abierta incluso cuando no se está produciendo nada.

Empleados más felices

Ésta es una consecuencia de la flexibilidad de horario. Y es que si yo hoy decido tomarme la mañana libre y trabajar por la noche, sin que eso afecte mi desempeño, voy a ser el hombre más feliz del mundo. No es solo que se trabaja cuando mejor nos acomode, sino que vamos a trabajar en el ambiente que más nos gusta.

De hecho, quizá no sea cuestión de que nuestra casa nos guste más que una oficina, pero si tenemos la posibilidad de atender a nuestra familia, por ejemplo, y eso nos hace más felices.

Mejora significativa de la atención al cliente

Si tus clientes son atendidos por una persona que sabe de su trabajo, en un ambiente profesional, se van a sentir mejor tratados que si fuesen atendidos por ti, en tu casa, con ruido de niños corriendo ¿no lo crees?

Que puedan llamar a un número fijo, y que les conteste una persona enunciando el nombre de una empresa afianza su percepción positiva sobre la empresa.

Mayor eficiencia en cuanto al dinero

Si tienes una oficina virtual, ya sabes que vas a pagar menos que en una oficina física. Además, si tus empleados van a recibir el beneficio de trabajar desde casa y no incurren en gastos adicionales como trasporte o alimentación fuera de casa, podrías llegar a un acuerdo salarial que sea favorable para la empresa; no digo que les vas a pagar mucho menos, pero algo te vas a ahorrar.

Si la estructura de costos de tu empresa se optimiza, las ganancias van a crecer y podrás ofrecer precios más competitivos a tus clientes (aunque yo siempre aconsejo que apuestes por la calidad y no por el precio).

Tu empresa puede crecer todo lo que quieras

El problema con las oficinas físicas es que su espacio es finito, y si contratas a muchas más personas te tendrías que mudarte de donde estás. Con las oficinas virtuales puedes mejorar los servicios, si así lo amerita el negocio, pero por el espacio no te debes preocupar porque nadie trabaja en la oficina. Puedes pasar de 20 a 100 empleados sin problema alguno.

Mejora tu marca

Ya lo he explicado, pero te lo recuerdo. Que el cliente tenga una dirección y un número profesional para tu empresa, que lo atienda una recepcionista educada y servicial, que cuente con la posibilidad de concertar una cita en alguna oficina prestigiosa, entre otras cosas, habla muy bien de tu marca. Lo mejor es que no estás pagando mucho por todo lo que recibes.

Sin dudas, es un servicio a considerar, sobre todo, si sientes que tu empresa o emprendimiento no avanza porque tu mercado aún necesita sentir la confianza que solo le da una empresa con presencia física en el mudo real.

Categoría:
  Marketing digital

Dejar un comentario

Su dirección de correo electrónico no será publicada.

3 × 1 =