WhatsApp Business: ¿Qué es y cómo funciona para mi empresa?

Por Javier 4 semanas atrásSin comentarios
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WhatsApp Business: ¿Qué es y cómo funciona para mi empresa?

WhatsApp Business y Business API para empresas, ¿qué son, cuáles son sus diferencias, cómo utilizarlas y por qué tu negocio lo puede necesitar? ¡Te lo cuento todo en este artículo!

En esta era tecnológica, existen muchas formas para organizar la administración de una empresa. Con la llegada de las redes sociales y diversas plataformas digitales, promocionar productos y servicios se ha vuelto fácil. Entre esas plataformas destaca una relativamente nueva, es WhatsApp Business para empresas.

WhatsApp Business se ha convertido en la solución para pequeñas, medianas y grandes empresas.

En Xplora, además de ofrecerte nuestros servicios de diseño y desarrollo de páginas web, integramos la plataforma WhatsApp en las empresas y páginas web. ¿Quieres saber más sobre WhatsApp y su aplicación para las empresas? ¡Te explico todas sus ventajas!

¿Qué es WhatsApp Business?

La aplicación de mensajería WhatsApp no ha parado de crecer en los últimos años. El 19 de febrero del 2014, WhatsApp fue comprada por Facebook para aumentar el número de usuarios y actualmente la aplicación tiene más de mil millones de usuarios diarios.

Siempre fue una aplicación de mensajería enfocada al público casual, pero todo cambio en el año 2017, cuando se anunció en lanzamiento de WhatsApp Business, la versión gratuita de la App de mensajería para Android y Apple, destinado para las pequeñas y medianas empresas.

WhatsApp para empresas ofrece soporte a negocios con un volumen grande de mensajes e incluye el acceso para ser utilizado con WhatsApp Web. La función principal de esta aplicación es mejorar la comunicación y transferencia de información entre la empresa y el cliente, pero también está diseñado para ser usado como medio de comunicación interno de una empresa.

WhatsApp Business es una aplicación de mensajería destinada a resolver los problemas de comunicación de las empresas con los clientes.

Esta versión de WhatsApp Business busca ser la solución definitiva de todos los problemas de gestión y organización de mensajería que toda empresa sufre. El objetivo principal es disminuir las pérdidas de los potenciales clientes, ocurridas por los siguientes motivos:

  • Falta de comunicación.
  • Desacuerdos.
  • Malentendidos.

¿Cómo descargar WhatsApp Business?

Estos son los pasos que debes seguir para descargar esta aplicación:

  1. Descarga la aplicación gratuita.
  2. Una vez descargada, verifica el número de teléfono de tu empresa.
  3. Puedes restaurar tu cuenta si solo estás cambiando de teléfono.
  4. Establece el nombre de tu empresa y crea el perfil siguiendo los pasos que te explico a continuación.

¿Cómo configurar una cuenta de empresa para WhatsApp?

Una vez descargado WhatsApp Business de manera gratuita para tu sistema operativo (disponible para Android y iOS) e instalado, entra en la configuración del perfil de tu empresa y realiza los siguientes pasos:

  • Coloca el nombre de tu empresa.
  • Detalla la ubicación exacta de la empresa.
  • Coloca el enlace de la página web de tu empresa.
  • Establece los servicios o productos ofrecidos.
  • Detalla el horario de atención al cliente.

Una vez completado el perfil, será más fácil encontrar potenciales clientes. Pero debes tener estricto cuidado al momento de colocar el nombre de tu empresa, pues WhatsApp Business como mecanismo de seguridad, evita los posteriores cambios de nombres de empresas, una vez este sea establecido.

¿Cómo verificar tu empresa en WhatsApp Business?

Actualmente, WhatsApp solo está implementando un programa piloto para la verificación de una cantidad limitada de empresas, que están participando en el programa. Cuando una empresa tiene su cuenta verificada, aparece una insignia verde al lado del nombre del contacto.

Esta insignia le permite saber a los clientes, que esa cuenta es de una empresa verificada por parte de WhatsApp. Esto se hace con la finalidad de evitar las estafas y robos de identidad empresarial.

¿Cómo obtener una cuenta de empresa oficial?

Al momento de crear la cuenta de tu empresa, podrás notar que aparecerá una de las siguientes opciones:

  • Cuenta de empresa estándar.
  • Cuenta de empresa oficial.

No es posible pagar o solicitar un cambio de cuenta. Actualmente, solo un pequeño grupo de empresas tienen una cuenta de empresa oficial.

Para obtener este tipo de cuentas, se utilizan varios factores. El más importante es determinar si una cuenta pertenece a una empresa con una marca reconocida.

¿Cómo los clientes acceden a tu WhatsApp Business?

Los clientes no necesitan descargar WhatsApp para empresas, con la aplicación convencional el cliente agrega el contacto de la empresa, como si este fuera un contacto normal. Luego pueden iniciar una conversación con el contacto empresarial.

En el proceso WhatsApp detalla que ese contacto y ese chat, pertenecen a una cuenta de empresa.

WhatsApp Business: ¿Qué es y cómo funciona para mi empresa?

Ventajas de WhatsApp Business

La aplicación WhatsApp Business surgió para ayudar en la gestión y organización de la comunicación de las empresas con los clientes. Por lo tanto, utilizar esta App te otorga las siguientes ventajas:

Automatización de mensajes de bienvenida

Puedes configurar respuestas automáticas para los clientes que contactan con tu cuenta empresarial por primera vez. Para automatizar los mensajes, se recomienda utilizar WhatsApp en la versión web, donde es más fácil gestionar los mensajes automáticos.

WhatsApp para empresas ofrece muchas ventajas para la gestión y organización de la comunicación con tus clientes.

El límite de caracteres a utilizar es de 200 y puedes añadir Emojis. Este mensaje se envía cuando tu cliente contacta por primera vez, pero también puedes configurar este mensaje cuando pasan 14 días o más sin interacción con los clientes, por ejemplo.

Automatización de mensajes de ausencia

Esta opción te permite crear mensajes de ausencia que se envían cuando recibes un mensaje en un horario en donde no estás disponible (el horario establecido en el perfil de tu cuenta empresarial).

Este mensaje es de máximo 200 caracteres y solo se envían si tu teléfono tiene conexión a internet.

Automatización de mensajes rápidos

Para optimizar tiempo, WhatsApp Business te permite mandar mensajes rápidos, previamente guardados. Para usarlos solo debes escribir una palabra o un carácter, que se completará automáticamente.

Por ejemplo, al escribir «/gracias», se escribirá automáticamente un «muchas gracias por su consulta».

WhatsApp Business incorpora analíticas

Aún es una función en desarrollo, pero te permite visualizar datos básicos, por ejemplo, el número de mensajes enviados, recibidos, entregados y leídos.

Función de difusión y etiquetas

Si tienes alguna actualización o una noticia importante, puedes enviar un mensaje a todos tus contactos (hasta un máximo de 256 personas).

También para organizar mejor tus clientes, puedes usar etiquetas. Son útiles para filtrar el chat según las necesidades. WhatsApp viene con etiquetas predeterminadas, pero puedes agregar las que quieras.

Crear catálogo de productos

Puedes crear un catálogo sobre los productos o servicios que tu empresa ofrece y enviarlo masivamente a tus contactos.

Sincronización con WhatsApp web

En función de tus necesidades, puedes aprovechar WhatsApp para empresas y todas sus ventajas, cuando utilizas WhatsApp web. Por lo cual, no necesitas estar atado a tu teléfono para gestionar tu empresa.

Puedes utilizar un teléfono fijo

Si no quieres usar el número de tu teléfono móvil, WhatsApp Business ofrece la posibilidad de usar un número fijo de empresa.

Esto te permitirá mantener tu cuenta de WhatsApp personal en tu teléfono y ejecutar al mismo tiempo una cuenta de WhatsApp para empresas registrada con el número fijo de tu empresa.

Evita el SPAM

La función de WhatsApp para empresas es mejorar la comunicación entre los clientes y tu empresa. También favorece la captación de nuevos clientes y la ejecución de ventas.

Pero una mala utilización de las funciones, puede llevar al cierre de la cuenta. WhatsApp no permite el envío masivo de mensajes sin segmentar y sin alguna función en específico. Esto se puede considerar como mensajes SPAM e infringe las normativas establecidas.

Diferencias entre WhatsApp y WhatsApp Business

Ambas son aplicaciones de mensajería, pero tienen notables diferencias. Entre ellas están:

Diferente perfil y misma interfaz

Después de haber creado el perfil de tu empresa, podrás notar muy pocas diferencias en la interfaz. Están los mismos apartados de historias, chats y los ajustes, pero es aquí en donde están las diferencias entre ambas aplicaciones.

Diferente logotipo

La primera diferencia notable es el logotipo. WhatsApp Business cuenta con el carácter B que reemplaza al icono del teléfono dentro del logotipo de la aplicación convencional.

Aunque WhatsApp Business y WhatsApp personal son dos aplicaciones de mensajería, tienen muchas diferencias.

Identificación de chats

Cuando un cliente recibe un mensaje de tu cuenta, se le notificará que ese mensaje proviene de una cuenta empresarial. Esta notificación es a modo de una pequeña alerta en el chat.

Descripción de tu negocio

Puedes crear el perfil de tu empresa agregando detalles imprescindibles, como la dirección de tu empresa, descripción de los servicios o productos que ofreces, el horario de trabajo, datos de contacto, páginas web y direcciones de correo electrónico.

Automatización de respuestas

Como te había comentado, WhatsApp para empresas permite automatizar varios tipos de mensajes, los de bienvenida, ausencia y respuesta rápida, para estos últimos, debes usar la barra diagonal (/) y podrás usar todas las respuestas rápidas.

Enlaces cortos

Una característica útil integrada en esta aplicación de mensajería, es poder iniciar un chat fácilmente con tus clientes. No es necesario que los clientes guarden el número de tu cuenta, puedes usar la opción de los enlaces cortos para iniciar una conversación.

Diferencias entre WhatsApp Business y WhatsApp Business API

Ya te expliqué anteriormente sobre las ventajas de WhatsApp Business para empresas, es la aplicación ideal para gestionar los mensajes y la comunicación con tus clientes, pero existen otras opciones que puedes utilizar para mejorar aún más las ventajas ofrecidas por esta aplicación.

Pero existe un problema, son pocas las empresas que pueden hacer uso de estas ventajas adicionales, que se presentan cuando se otorga el acceso a la API de WhatsApp Business.

Esta API permite acceder al código de WhatsApp y modificarlo con relación a las necesidades de la afortunada empresa, porque solo poco más de 90 empresas a nivel mundial las qué tienen acceso a la API.

En general, WhatsApp Business tiene todo lo necesario para gestionar la comunicación con los clientes de manera profesional. Pero existen pequeñas excepciones, como las que se presentan con las más grandes empresas del mercado.

Si consideras que tu empresa puede utilizar la API de WhatsApp Business, solo debes solicitar acceso al código. WhatsApp es muy estricto en este tema. Pero existe la posibilidad de solicitar los servicios de una empresa externa.

Este tipo de empresas son proveedores certificados de soluciones empresariales de WhatsApp, que te ayudará en la administración, filtrado y etiquetado de tu cuenta de WhatsApp Business para empresas.

¿Cuál deberías elegir?

Debes estar pensado en utilizar la API de WhatsApp Business, pero ¿estás seguro de que en verdad la necesitas? Debes considerar varios aspectos. El motivo de la existencia de esta API, es para ayudar a las grandes empresas en la gestión de la comunicación con los clientes.

En el caso de las medianas y pequeñas empresas, WhatsApp Business es todo lo que necesitan. No es necesario que solicites la API si tu empresa aún no es considerada grande.

¿Debe mi empresa usar WhatsApp Business?

WhatsApp se ha convertido es una de las aplicaciones más utilizadas del planeta, tiene varios miles de millones de usuarios activos diariamente y actualmente es una ventaja para las empresas. Estos son algunos motivos que debes considerar si quieres usar WhatsApp para empresas:

  • ¿Tu empresa tiene la capacidad de gestionar otra plataforma? Lo más seguro debes estar promocionando los servicios de tu empresa por Facebook o Instagram, considera si tienes la capacidad de utilizar una plataforma más.
  • ¿Tus clientes se comunicarán contigo a través de WhatsApp? Muchas personas pueden considerar poco profesional si una empresa utiliza WhatsApp Business, porque lo pueden confundir con el WhatsApp convencional.
  • ¿Tu empresa obtendrá beneficios de las ventajas de usar WhatsApp para empresas? La respuesta a esta pregunta dependerá de los servicios y producto ofrecidos.
  • ¿Puedes obtener el número de tus clientes? Esta es una pregunta que debes plantearte antes de usar esta aplicación.

Debes analizar si tu empresa obtendrá beneficios al usar WhatsApp Business para empresas.

WhatsApp Business es una solución moderna

No existe una forma perfecta para organizar, gestionar, supervisar una empresa y su interacción con los clientes.

Pero no escasean las soluciones y como te explique, WhatsApp para empresas es una de las varias soluciones en la comunicación con tus clientes.

¡No dudes en probar la eficacia de WhatsApp Business! Y coméntanos cualquier duda que puedas tener. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Además de explicarte la utilidad de WhatsApp en la gestión empresarial, en Xplora te ofrecemos nuestros servicios marketing digital para empresas.

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