Cómo elaborar un briefing para tu proyecto Web

La falta de un briefing web, de comunicación, tiene grandes repercusiones en un proyecto de página web en costes, tiempo y energía de todo el equipo.

Transmitir ideas siempre es más difícil de lo que parece, aunque llevamos años hablando, aún es complicado que otras personas comprendan cuáles son nuestros deseos. El mayor problema  de la comunicación es que suponemos que el otro nos puede leer la mente, algo imposible.

En un proyecto de página web no podemos asumir nada de las personas que nos van a ayudar a materializar los objetivos deseados. Por muy buena que sea la empresa de diseño y desarrollo de páginas web, sin una base de conocimiento sobre lo que quieres, no te va a dar el resultados que esperas.

Todo esto te lo digo para darle importancia a la creación de un briefing para proyectos y páginas web. De hecho, ya habíamos hablado de las preguntas que te debes hacer antes de emprender un proyecto de este estilo.

Recuerda, la falta de comunicación tiene grandes repercusiones, no solo en dinero que tienes que invertir para solucionar los errores que se originen en el camino, sino en el tiempo que todo el proceso lleva. La falta de comunicación retrasa un proyecto e, incluso, puede menguar las ganas de seguir adelante y darte por vencido.

El briefing web soluciona los problemas económicos y de tiempo que origina la falta de comunicación en cualquier proyecto de desarrollo de una página web.

Ahora que he establecido la importancia de un briefing web, vamos a ver qué información debe contener, no sin antes hablar un poco de los beneficios.

¿Quién se beneficia del briefing en un proyecto web?

Cuando escribía esto me preguntaba: “¿A quién lo enfoco, al desarrollador o al cliente? ¿Quién debe tener la iniciativa del briefing?”. La respuesta es muy sencilla; a todos les interesa y les beneficia tener un briefing.

Por lo tanto, tanto seas desarrollador web o cliente, debes fomentar la creación de este documento que Wikipedia bien denomina como «documento o reunión informativa que proporciona información a una entidad que lo crea o celebra«.

¿Por qué? También es sencillo, pues con este documento queda constancia de lo que se espera del proyecto y es mucho más sencillo medir los resultados. Personalmente, creo que un briefing ayuda a aclarar y ordenar las ideas, lo que nos viene muy bien para saber qué es lo que en verdad estamos buscando con el proyecto de la página web.

Uno de los limitantes que se te pueden presentar, cuando se realiza este documento, es que sabes qué quieres pero no entiendas nada del proceso para lograr tal fin.

“No sé cómo, pero quiero que mi proyecto termine siendo así”

Como cliente no estás obligado a conocer la tecnología involucrada en el desarrollo de una página web, por eso entiendo que se te haga difícil elaborar un documento más técnico como briefing de tu proyecto web. Es por eso que la conclusión de esta actividad depende de la colaboración de las partes.

Como cliente, sé lo más específico posible y el desarrollador web te irá guiando en las partes más técnicas. Ahí reside la utilidad de la comunicación entre las partes.

12 partes esenciales de todo briefing de proyecto web

En un briefing pueden incluirse cientos de cosas, incluso diseños previos de cómo debería verse la página web pero, como te dije, va a depender de la experiencia que tengas en este tipo de proyectos y de lo claro que tengas tus ideas.

¡Pero no te preocupes antes de tiempo! Sigue estas premisas y ya verás cómo van fluyendo las ideas. Al final, el briefing va a ser un documento robusto que va a facilitar mucho el desarrollo de tu página web.

¿Quién eres? Preséntate en el briefing web

¿Por qué es importante para el desarrollador saber quién eres? Bueno, no estoy hablando necesariamente que te describas como persona, pero es importante conocer perfectamente la empresa o negocio que habrá detrás de la futura página web.

Todo negocio o empresa, así como el producto o servicio que ofrece, tiene una personalidad propia que debe quedar plasmada en el resultado final de la página web.

Si bien, la página web se desarrolla en base a las expectativas de los clientes, debe representar la forma en que tú quieres vender tu idea de negocio.

En Internet existen muchos tipos de páginas web y, si te centras en un nicho, notarás que, para un mismo modelo, existen muchas aproximaciones. Esas aproximaciones están basadas en el conocimiento de quién eres como empresa y cuál es el mensaje que quieres enviar a tus posibles clientes.

Por lo tanto, sin un briefing, puedes llegar a tener una página web bonita y funcional, pero seguramente demasiado genérica e impersonal.

¿Qué ofreces? Detalla en los servicios o productos

Dependiendo de lo que vendas, si es que vendes algo, la página web se va a ver de una forma u otra. De hecho, dependiendo de lo que vendas, o de los objetivos de tu web, se definen las funcionalidades de la misma.

Una página web de ventas online no tiene el mismo diseño que un blog, que busca monetizar con publicidad.

¿A quién se lo ofreces? ¿Cuál es el perfil de tu cliente ideal?

¡Definir tu target nunca había sido tan importante como este momento del briefing! Depende de la audiencia de tu negocio, y de tu página web, el enfoque del diseño y la funcionalidad para que tienda a un estilo en particular.

Te he dado cientos de ejemplos en el pasado. Por nombrar uno, no es lo mismo, venderle a hombres que a mujeres, no es lo mismo atacar audiencias más jóvenes que a audiencias más adultas, entre otras cosas.

De la definición de tu audiencia objetivo, perfil de tu futuro cliente, se fijan parámetros importantes en diseño y funcionalidad de la futura página web.

Incluso, una misma funcionalidad puede variar según la audiencia objetivo de tu SEO y estrategia de marketing. Debes recordar que no todos los públicos tienen las mismas habilidades y conocimientos para la navegación en Internet.

 ¿Cuál es el carácter diferencial de tu oferta respecto a tu competencia?

Me gusta incluir en el briefing del proyecto de página web el carácter diferencial de la oferta, pues ayuda mucho a crear una página web a la medida.

Por ejemplo, si tu producto se diferencia del resto porque es ecológico, muy seguramente, eso impacte en el diseño final, pues es un valor que debe prevalecer en la página web para que tu oferta gane mayor atractivo.

¿Qué esperas de tu futura página web? Necesidades y objetivos

Los objetivos son de las cosas más importantes a incluir en un briefing, pues son los que ayudan a la medición de los resultados.

Muy probablemente tus objetivos sean subjetivos pero, aun y así, se pueden encontrar medidas para determinar si estás satisfecho o no con los resultados.

Por ejemplo, “quiero que mi sitio capture la esencia de mi negocio” es un objetivo medible. Si lo evalúas en función de la representación del carácter diferencial, de la funcionalidad ante una audiencia específica, entre otros factores que se pueden usar para la evaluación.

Es en este punto cuando debes preguntarte «¿para qué quiero una página web?» e incluir la respuesta en detalle en tu briefing.

Muy probablemente así te ayude a darle el valor que se merece el proyecto web.

¿Actualmente ya tienes web? Plantea las diferencias para tu nueva página web

Continuando el viaje de creación del briefing, puede que estés en una de dos situaciones: ya tienes una página web antigua (que funciona actualmente), o tu proyecto es una web nueva desde cero.

La diferencia entre los proyectos es que, quizá, si ya tienes una página web, o trabajas para una empresa que ya tiene una, la comunicación puede ser más fluida y los objetivos y expectativas más claros, pues ya tienes experiencia previa.

Con un desarrollo nuevo desde cero, en cambio, juega en contra la inexperiencia y, por eso justamente, el briefing se hace tan indispensable.

Si tienes una página web, entonces ha llegado el momento de que marques la diferencia entre lo que tienes y lo que deseas. Te invito a que leas un artículo que escribí anteriormente en donde planteaba las preguntas que te debes hacerte antes de comenzar con el proyecto.

En palabras muy sencillas, debes hacer una 4 listas:

• Cosas que te gustan de tu página web actual.
• Detalles que no te gustan de tu web actual y quieres que desaparezcan.
• Cosas que ves en otras páginas y te gustaría implementar a tu nueva web.
• Otras ideas que quieres implementar y que crees que le suman valor a tu futura web.

Funcionalidades de la página web y servicios a ofrecer al visitante

Aquí comienza la parte más técnica del documento y la que ayuda a marcar una diferencia con el resto de páginas web, como las de tu competencia.

Como te decía en el punto anterior, si bien existen funcionalidades que has visto en páginas de tu competencia, y que crees que puedes agregar, existirán algunas otras que no se incluyen y que pueden ser provechosas para la experiencia del usuario.

Para definir funcionalidades de tu proyecto web, debes tener claro qué busca tu mercado objetivo (potenciales clientes) en una página web de una empresa como la tuya.

Por ejemplo, en el caso de hacer un briefing para una tienda online, las funcionalidades asociadas con métodos de envío, tarjetas de regalo, embalajes, buscadores avanzados de productos, reserva de productos, seguimiento de envíos, etc., pueden ser muy útiles para mejorar la experiencia del usuario.

Arquitectura de contenidos de la nueva página web

¿No te ha pasado que planificas una página web y comienzas con una idea del contenido, luego cambias de opinión y luego la vuelves a cambiar? Probablemente sí y eso solo retrasa el proyecto y, por tanto, afecta el presupuesto de la página web.

Elaborar la arquitectura de contenido web significa que debes pensar en el número de secciones que va a tener tu sitio web y qué información vas a dar en cada una de ellas.

Debes pensar cómo se verá tu página de inicio, la información que vas a suministrar, hacia dónde vas a enviar al usuario luego de que lea esa información. Todo esto te va a ayudar a definir los recursos que se van a necesitar para ofrecer tal información.

Por ejemplo, puede que cuando estés analizando, concluyas que la mejor manera de presentar a tu empresa es con un vídeo, si es así, entonces el desarrollador web debe saber que en esa página debe existir este elemento y que debe tener unas característica específicas.

No solo puedes plantear el orden del contenido, sino la estética del mismo, eso si la idea está tan madura como para hacerlo. Si no es así, puede ser un boceto de las páginas que tendrá el sitio web y la información que contendrán.

¿Cómo encaja tu proyecto web en tus planes de marketing?

Recuerda que tu página web es parte de un todo que debe estar en armonía. Por lo tanto, no puede dar una imagen distinta a lo que haces en marketing offline o en otros espacios del Internet.

Con tu nueva página web esperas generar dinero y, para ello, todo debe estar a punto para captar potenciales clientes y convertirlos en consumidores de tu empresa.

Fíjate un escenario global en donde todas las piezas encajan, eso te va a ayudar a definir qué quieres y esperas de tu página web a nivel de marketing.

¿Cuánto piensas invertir en el proyecto? ¿En cuánto tiempo esperas que esté listo?

El dinero es importante en todo proyecto web, de hecho, yo diría que es lo que te ayuda a definir hasta dónde puedes llegar y la calidad que puedes esperar del resultado. De más está decir que, mientras más complejo el proyecto y menor sea el presupuesto, el resultado será de menor calidad.

Si bien, debes respetar tu presupuesto, analiza las opciones que te dejen el mejor resultado según lo invertido. Por ejemplo, un sitio con gestor de contenidos te ahorra mucho del presupuesto de programación y desarrollo, que puedes invertir en mejorar el diseño de la página web.

¿Cómo te ves a futuro? Planes de expansión, ¡inclúyelos en el briefing web!

Tú me dirás, «Aún no tengo mi página web, ¿y ya quieres que piense en el futuro?» Sí, quiero que pienses en el futuro.

Imagínate que construyes una casa sin pensar en el futuro y decides más adelante que quieres un segundo piso, porque has tenido hijos y se te quedó pequeña. Pero cuando llamas al constructor, te va a decir que no se puede porque no se planificaron las bases para que soportaran un segundo piso. ¡Entonces te tocó valorar cambiar de casa!

En el desarrollo web pasa lo mismo, si no dejas abierta las posibilidades de expansión, será muy difícil adaptarse luego. De hecho, es por eso que ves que algunos dominios cambian totalmente el diseño pasado un tiempo, pues se les ha quedado pequeño.

El análisis web es útil para determinar si usaremos un gestor de contenidos o un desarrollo web a medida. El plan de alojamiento web también entra en consideración ante una expansión a futuro y así debe constar en el briefing.

Consideraciones técnicas y de mantenimiento en el briefing web

Si bien, no eres un experto en desarrollo web, como cliente, sí que puedes definir ciertas características con respecto a la administración de la página web y su mantenimiento. Esto depende solo de ti.

Si eres una persona que está dispuesta a administrar su página web y tienes conocimientos de las actividades a desarrollar, es probable que seas más flexible con la usabilidad del panel de administración. Si no tienes tanto tiempo, querrás que el panel sea más sencillo o que otra persona administre por ti. En estos casos nosotros desde Xplora ofrecemos completos planes de mantenimiento y actualización de páginas web.

El mantenimiento de un sitio web depende de la complejidad del mismo, no es lo mismo un blog que una tienda virtual que puede tener cientos de variaciones en un mes, por ejemplo.

De preferencia, debes definir cómo de sencillo quieres que sea tu página web, con respecto a la administración y el mantenimiento, de otro modo tendrás un proyecto que no podrás manejar, mantener o actualizar.

Las consideraciones técnicas también incluyen la tecnología que se va a usar en el sitio web, como te mencionaba antes. Puedes elegir entre sistemas prefabricados (plantillas) o desarrollos web a la medida (desde cero).

¡Haz tu briefing web más personal y que las partes involucradas conversen!

Los briefings no son documentos que se crean y no se discuten. Recuerda, el carácter humano es vital para que las partes se entiendan.

Crear el briefing de tu futura página web, lo más detallado posible, y luego invita a todas las partes a comentarlo , mejorar y complementarlo, para que estés seguro de que todo se ha entendido y lograr el mejor resultado posible.

Tampoco se trata de una conversación al principio y listo. Más bien se trata de comunicación constante, durante todo el desarrollo de la página web, para ir detectando y eliminando posibles fallos que se vayan presentando o puntos a mejorar.

Y si necesitas ayuda, ¡estaremos encantados!